REGULAMIN III OGÓLNOPOLSKIEJ KONFERENCJI
NAUKOWEJ KULTURA KSIĄŻKI I INFORMACJI

Regulamin III Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej
KULTURA KSIĄŻKI I INFORMACJI
(4 lutego 2025 roku)

 

I POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem III Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej „Kultura książki i informacji”,dalej zwanej/ego Konferencją jest Katedra Informatologii i Bibliologii UŁ dalej zwana/y „Organizatorem”. Konferencja jest zorganizowana w celu dokonania przeglądu zagadnień dotyczących zarządzania informacją, oczywistych i nieoczywistych, podejmowanych przez teoretyków i praktyków z obszaru nauk o komunikacji społecznej i mediach
2. Konferencja odbędzie się w dniu 4 lutego 2025 roku i będzie prowadzona w trybie hybrydowym (tzn. zarówno stacjonarnie, jak i on-line). Językiem Konferencji jest język polski. Konferencja będzie transmitowana na żywo za pośrednictwem aplikacji Microsoft Teams.
3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.
4. Przesłanie do Organizatora zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminu Konferencji lub jej odwołania.
6. W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.

II WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Uczestnikiem Konferencji może być osoba zainteresowana problematyką zarządzania informacją, która zgłosiła chęć uczestnictwa.
2. Warunkiem uzyskania statusu Uczestnika Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego udostępnionego pod adresem: https://forms.office.com/e/ut6bsQ0kB8 W przypadku braku informacji potwierdzającej przesłanie formularza w ciągu 48 godzin od momentu jego wypełnienia należy skontaktować się z Organizatorem wysyłając wiadomość na adres poczty elektronicznej: monika.wachowicz@filologia.uni.lodz.pl
3. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
   1. udział bierny – Uczestnik, który spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2 powyżej. Uczestnikiem biernym jest również osoba zarejestrowana jako Uczestnik Konferencji będąca współautorem wystąpienia, ale nie prezentująca zgłoszonego referatu;
   2. udział czynny – Uczestnik, który został zaproszony przez Organizatora do przedstawienia referatu oraz spełnił łącznie wszystkie warunki uczestnictwa z pkt. 2 powyżej. W ramach udziału czynnego Uczestnikowi przysługuje możliwość wygłoszenia zgłoszonego referatu w formie wystąpienia ustnego, abstraktów.
4. W przypadku wspólnego opracowania referatu przez kilku autorów, referat podczas Konferencji wygłosi w formie wystąpienia ustnego jeden z autorów.
5. Organizator może – na życzenie Uczestnika – wydać mu certyfikat/zaświadczenie uczestnictwa w Konferencji.

III ZASADY WYDARZENIA

1. Termin rejestracji uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 21.01.2025 r. Po tym terminie rejestracja będzie niedostępna, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji. Organizator zastrzega sobie możliwość odmowy rejestracji w razie wyczerpania limitu Uczestników Konferencji.
2. Organizator ustala program Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, również w dniu Konferencji, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
3. Organizator nie odpowiada za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych.
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
5. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
6. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
   1. zakłócają przebieg Konferencji;
   2. podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
   3. podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
   4. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
7. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach/torebkach/walizkach oddanych do szatni, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Konferencji i Uniwersytetu Łódzkiego.
9. Uczestnik biorący udział w Konferencji w trybie on-line:
   1. musi dysponować komputerem, smartfonem lub tabletem z podłączeniem do internetu, wbudowanym lub zewnętrznym mikrofonem, opcjonalnie kamerą internetową;
   2. jest obowiązany do oznaczenia swojego udziału w wydarzeniu poprzez podanie pełnego imienia i nazwiska. Uczestnik obowiązany jest do podania prawdziwych, identyfikujących go danych osobowych;
   3. zobowiązuje się do nieprzekazywania linku umożliwiającego udział w Konferencji osobom niezarejestrowanym jako Uczestnicy.
10. Personel organizatora Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego jest uprawniony do:
    1. wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
    2. żądania opuszczenia przez Uczestnika Konferencji,
    3. wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności, gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub personelu Konferencji lub mienia Organizatora.
11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, nie stosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
12. W celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Konferencji, Organizator może korzystać z monitoringu obejmującego cały teren Konferencji, jak i jego poszczególne fragmenty.
13. W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.
14. Uczestnik czynny wypowiada się w trakcie trwania Konferencji w wyznaczonym mu czasie oraz ma prawo brać udział w dyskusji moderowanej przez Organizatora. Uczestnik bierny w trybie stacjonarnym ma prawo zadawać pytania prelegentom lub poprosić o zabranie głosu w trakcie dyskusji. Uczestnik w trybie on-line ma prawo zadawać pytania prelegentom wyłącznie za pomocą czatu, może również poprosić za pomocą czatu o zabranie głosu w trakcie dyskusji. O udzieleniu Uczestnikowi biernemu głosu w trakcie dyskusji decyduje moderator wyznaczony przez Organizatora.

IV PŁATNOŚCI

Udział w Konferencji jest bezpłatny.

V REZYGNACJA Z UDZIAŁU W WYDARZENIU

1. Rezygnacja przez Uczestnika z udziału w Konferencji może nastąpić wyłącznie poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej: monika.wachowicz@filologia.uni.lodz.pl

VI WIZERUNEK

1. Włączając kamerę w swoim urządzeniu i/lub mikrofon podczas Konferencji, Uczestnik wyraża poprzez to działanie zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku i głosu przez Organizatora w związku z przeprowadzaną Konferencją.
2. Uczestnicy bierni, którzy nie chcą, aby ich wizerunek i/lub głos były rozpowszechniane podczas trwania Konferencji są zobowiązani do wyłączenia kamery i/lub mikrofonu na swoim urządzeniu. Uczestnicy bierni, którzy zdecydują się na wyłączenie kamery/mikrofonu mogą kierować pytania do prelegentów podczas Konferencji lub wypowiadać się za pośrednictwem czatu.
3. Uczestnik czynny wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Łódzki, z siedzibą przy ul. Narutowicza 68 90-136 Łódź, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Uniwersytetu Łódzkiego w celach promocyjnych, edukacyjnych oraz popularyzujących naukę.
4. Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Uniwersytetu Łódzkiego niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
   1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzania, zapisu wszelkimi technikami w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
   2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisie internetowym Uniwersytetu Łódzkiego. W związku z udzieleniem licencji - Uczestnik zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osoby trzeciej. VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykonywania zdjęć i filmów w trakcie Konferencji, które może wykorzystać w celach promocyjnych w publikacjach drukowanych oraz elektronicznych oraz w mediach społecznościowych na profilach jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Łódzkiego. Zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o Prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza nie wymaga jej zezwolenia.

VII OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwanego „RODO” informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Łódzki z siedzibą w Łodzi, ul. Narutowicza 68, 90-136 Łódź.
2. W każdym przypadku Pani/Pan może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: na wyżej wskazany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor Ochrony Danych UŁ lub e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: iod@uni.lodz.pl
3. Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, tytuł naukowy, afiliacja będą przetwarzane w następujących celach:

• rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzeniaKonferencji organizowanej w dniu 04.02.2025 r. przez Katedrę Informatologii i Bibliologii UŁ przy wykorzystaniu narzędzia Microsoft Teams;
• komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników, wydania zaświadczeń/certyfikatów uczestnictwa;

4. Dane osobowe w postaci wizerunku i imienia i nazwiska będą wykorzystywane w celach:

• promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę w portalach społecznościowych tj. Facebooku na koncie Uniwersytetu Łódzkiego w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku.

5. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit e) RODO w związku z art. 2 i 11 ustawy z 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w związku z misją systemu szkolnictwa wyższego i nauki w zakresie kształcenia, działalności naukowej, kształtowania postaw obywatelskich, a także uczestnictwa w rozwoju społecznym oraz tworzeniu gospodarki opartej na innowacjach);
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w związku z wymogami przepisów prawa oraz aktów prawa wewnętrznego obowiązującego w UŁ);
• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach).

6. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
7. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy. Pani/Pana dane osobowe (w postaci zarejestrowanego wizerunku) mogą być również przetwarzane przez dostawcę: usługi Facebook firmy Meta Platforms w ich centrach przetwarzania danych.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w pkt 3, przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej Konferencji przez Uniwersytet Łódzki. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo:
   1. dostępu do treści swoich danych,
   2. do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
   3. do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem,
   4. do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
   5. do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.
10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3.

VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.

Regulamin III OKN KULTURA KSIĄŻKI I INFORMACJI do pobrania w wersji PDF